Kürzlich begegnete mir zufällig ein Bekannter, den ich mehrere Jahre nicht gesehen hatte. Natürlich fragte ich im Gespräch auch nach seiner Familie. Besonders seine drei Söhne, von denen der Älteste gerade eingeschult wurde, waren mir noch in Erinnerung. Die stolze Antwort, daß der Älteste nach bestandener Gesellenprüfung gerade ein Studium begonnen habe, der zweite im Abitur stehe usw. schloß mit einem lakonischen “tja Peter, die Zeit läuft”. Katapultartig wurde ich daran erinnert, wie flüchtig Zeit ist und eben auch, daß meine Zeit läuft.
Überraschend daran ist, daß diese Wahrnehmung einen vollständig anderen Charakter hat, als das Ihnen sicher auch vertraute Gefühl zu wenig Zeit zu haben oder mit der Zeit nicht auszukommen. Deshalb:
Zeeitmanagement beschäftigt sich auch mit der Frage nach den Zielen.
Im übrigen macht es wenig Sinn einen 15h-Tag durch Zeitmanagement in einen 10h-Ablauf zu pressen, was die Frage gestattet,
- Wozu eigentlich mehr Zeit?
Vielen Menschen ist es unangenehm über ihr Zeitmanagement nachzudenken. Wer keine Zeit hat, gilt als wichtig und viele brauchen die Zeitnot als ständige Erinnerung oder Ausrede für mangelnde Konzentration, leider eine sehr destruktive Selbstprogrammierung.
Hinterfragen Sie destruktive Selbstprogrammierungen
- Was muß ich tun, damit ich bereit bin den Umgang mit Zeit zu verändern?
Langfristig gesehen verkürzt Planung den Aufwand für ein Projekt. Erfolgreiche Manager planen Ihren Tag mit einem Aufwand von ca. 5-15 Minuten täglich. So können sie konzentriert und kontinuierlich arbeiten, ohne ständig die zeitlichen Voraussetzungen überprüfen zu müssen.
Stellen Sie Prioritäten auf für Ihren Erfolg!
Ein Beispiel: Klient L. arbeitet als Chief-Projektleiter eines großen Unternehmens und ist zwei Bereichsleitern und dem Geschäftsführer berichtsverpflichtet. Seine zeitliche Belastung bewegt sich zwischen 10 und 12 Stunden, vor Aufsichtsratssitzungen sind es auch mal 14. Um Prioritäten bilden zu können, erarbeite ich mit ihm ein
Modell von vier Aufgabenklassen.
wichtig + dringend (Aufgabenklasse A)
wichtig – dringend (Aufgabenklasse B)
wichtig + dringend (Aufgabenklasse C)
wichtig – dringend (Aufgabenklasse D)
In einem Wochenplan ordnet er jeder Aufgabe eine Aufgabenklasse zu.
Die Sitzungstermine des Aufsichtsrats sind lange voraus bekannt. L.s Projektberichte für diesen Termin erhalten die Aufgabenklasse A, strategisch wichtige Berichte (auch im Hinblick auf die Stärkung seiner Position im Unternehmen!) erhalten Aufgabenklasse B usw. bis alle Prioritäten mit Aufgabenklassen ausgestattet sind.
Jeden Tag organisiert er so, daß er zunächst mit Aufgaben der Aufgabenklasse A beginnt. Meetings beruft er entsprechend seiner Priorität ein. Binnen weniger Wochen ist L. in der Lage mit dem vorliegenden Zeitmanagement (bei deutlich reduzierter Arbeitszeit und Delegation – Aufgabenklasse C als klassischer “Zeitsparer” z.B. von Ergebnisprotokollen an seinen Assistenten) auf sich aufmerksam zu machen durch zuverlässige und punktgenaue Berichte.
Er nutzt seine Position für strategisches Networking, sein Sekretariat führt er straff und effizienter als bisher mit einer bisherigen Kollegin, die sich über nun geregelte (!) Arbeitszeiten freut.
Was geschieht in Aufgabenklasse D?
Sicher werden Sie sich fragen, was in Aufgabenklasse D geschieht. Hier verrichten Sie Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, aber viel Spaß machen!
Nicht zuletzt hat Zeitmanagement auch etwas mit dem Wechsel von Spannung und Lösung zu tun. Sorgen Sie gut für sich und entspannen Sie sich,
planen Sie Pausen ein.
Es sind nicht die ungenutzten Pufferzeiten, die Sie für Ihre Pausen verwenden! Pausen haben (nicht nur in der Musik) wesentliche Bedeutung für Ihre Harmonie und Balance. Denken Sie manchmal daran: die Zeit läuft!